“INNOVACIÓN EN PROCESOS ORGANIZACIONALES”

 

TRES EMPRESAS DE CALZADO PRESENTAN PROYECTO E INVITAN A ORGANIZACIONES COLEGAS QUE QUIERAN SUMARSE A PARTICIPAR DEL MISMO

 

Ha sido presentado al Grupo Gestor del Conglomerado el interés de tres empresas de trabajar en un proyecto de Innovación en Procesos Organizacionales según se describe a continuación.

 

Considerando la oportunidad del mismo, y estando contemplado en el Plan de Refuerzo de la Competitividad; se ha resuelto convocar a aquellas empresas que deseen formar parte también del mismo para implementar en sus propias organizaciones las acciones definidas.

 

En ese sentido las empresas podrán presentar su interés de participación en la Oficina técnica del Conglomerado hasta el próximo lunes 1° de junio inclusive ya sea respondiendo este correo o por el 6040464 int. 206. Inmediatamente responderemos a las interrogantes y asuntos vinculados a la misma.

 

Recordamos que el mismo se enmarcará en el Programa de Competitividad de Conglomerados y Cadenas Productivas por lo que las empresas recibirán cofinanciamiento no reembolsable de las inversiones efectuadas.

 

El proyecto presentado procura atender los aspectos vinculados a la incorporación de sistemas de gestión modernos que ayude a las empresas proponentes a mejorar sus procesos, e información en la gestión diaria de sus unidades empresariales.

 

Si bien en la actualidad desde hace muchos años el avance de las tecnologías de la información y desarrollo de software de gestión vienen siendo ampliamente utilizados; en el conglomerado del Calzado y la Marroquinería son aspectos que no hacen a la habitualidad de sus Organizaciones.

 

Tanto las empresas promotoras de este proyecto, así como muchas de las otras empresas del sector aún utilizan sistemas manuales de registros en actividades estratégicas tales como gestión eficiente de stocks, materias primas, ventas, contabilidad y otros; con lo que eso significa para la rentabilidad y eficiencia de dichas organizaciones.

 

La incorporación de las actividades propuestas en este proyecto mejorará sustancialmente las prácticas empresariales desarrolladas por las empresas proponentes ya que implican la introducción de nuevos métodos para organizar las rutinas y procedimientos de gestión de los trabajos.

 

Las actividades que se proponen en el marco de esta iniciativa están vinculadas a:

 

1. Asistencia técnica para el análisis del flujo de proceso habitual

2. Incorporación de un software de gestión uruguayo SPM Factory

3. Incorporación de un proceso de codificación por códigos de barras

4. Diseño e implementación de un sitio web

  

1. Asistencia técnica para el análisis del flujo de proceso habitual de las organizaciones, su parametrización y adecuación al software a incorporar y acompañamiento en la implementación de los procesos. Para ello cada empresa proponente podrá contratar a un Profesional en gestión empresarial que asistirá en la implementación de la Innovación.

 

2. Incorporación de un software de gestión uruguayo SPMFactory®, especialmente diseñado para optimizar la gestión comercial y administrativa de las empresas.

 

El SPMFactory®, es un software totalmente integrado concebido para brindar a las empresas una herramienta completa, accesible, fácil de utilizar y de entender. Esta herramienta les permitirá manejar y controlar la gestión administrativo-contable en forma segura y ágil. No se trata de un sistema enlatado ni tampoco de un sistema que requiere de un desarrollo específico sino de un sistema parametrizable que se adecuará perfectamente a las necesidades de las organizaciones que proponen dicho proyecto.

 

Se espera que el software pueda contribuir a la gestión de las siguientes áreas operativas de las empresas:

 

Ventas

Este modulo tiene la función de registrar las ventas con los diferentes medios y formas de pago habilitados por la empresa, administrar la información de los clientes y finalmente emitir los respectivos comprobantes. El sistema contempla todas las posibilidades de facturación, permitiendo incorporar artículos a la factura, indicar forma de pago incluyendo cuotas, realizar descuentos y bonificaciones. En este modulo se registran también las cobranzas realizadas con la generación de los estados de débitos y créditos internos, indicando las múltiples formas de pago aceptadas (cheques, documentos, moneda extranjera, tarjetas de crédito, etc.).

 

Los usuarios pueden consultar los múltiples listados analíticos generados por el sistema como son los documentos de venta, pagos, control de stock, estados de cuenta corriente, reimpresión de comprobantes, entre otros.

 

Administración

A través de este modulo se accede a las siguientes funciones:

- Gestión de las cuentas corrientes de los clientes

- Facturación en tiempo real

- Administración de múltiples descuentos

- Ingreso de los medios de pagos

- Ingreso de las Formas de Pago

- Armado de las listas de Precio

- Administración de los vendedores

 

Cartera de Productos

Es el modulo donde se ingresa los productos que ofrece la empresa. Se accede a esta función para ingresar, modificar, eliminar o bien consultar los datos de cada artículo ofrecido a la venta. En el momento del ingreso, se le asigna los atributos a cada artículo como son el IVA correspondiente, su precio de costo, el código de barra, el fabricante, etc.

 

Clientes

Es el modulo donde se da de alta a los clientes de la empresa. Se accede a esta función para ingresar, modificar, eliminar o bien consultar los datos de cada cliente. Las funcionalidades de este modulo son:

- Administración de la cartera de cliente

- Asignación de descuentos o bien de lista de precio

- Emisión de estados de cuenta

- Revisión del histórico de ventas y cobranzas

- Seguimiento de pedidos y venta

 

Medios de Pago 

En este modulo se ingresan los diferentes Medios de Pago habilitados por la empresa. Para cada comprobante de venta se indica el medio de pago utilizado pudiendo ser a su vez, más de uno y diferentes. Las consultas realizadas en este módulos permiten obtener el saldo por cada medio de pago utilizado para la venta.

 

Gestión de Créditos y Cobranza

- Disponer de la historia del cliente: En el momento de efectuarse el contacto con el cliente se tiene acceso al historial completo de todos los contactos establecidos con el moroso. Esta modalidad permite tener rápidamente un panorama de todas las instancias dentro de seguimiento del deudor, desde su registro inicial como cliente hasta el estado de su situación actual.

 

- La refinanciación y cancelación de deudas: El sistema permite refinanciar la deuda en función al capital adeudado, del interés a aplicar y la cantidad de cuotas a pagar que se establece entre las partes.

 

Recibos de Cobro

Este modulo permite la emisión de los recibos de cobranza en el momento de recibir el pago de las facturas de crédito con saldo pendiente. El sistema muestra las facturas o las cuotas pendientes de pago con sus respectivas informaciones como vencimientos, números, monedas, montos y saldos pendientes. Tras la selección y la confirmación del comprobante que el cliente desea abonar, el sistema genera automáticamente el comprobante correspondiente al pago recibido.

 

Informes

Este modulo permite visualizar e imprimir diferentes informes de situación en base a las diferentes operaciones registradas por la empresa. Para ayudar al usuario, el sistema genera automáticamente una lista de reportes preestablecidos que permiten obtener información sintética y rápida sobre la gestión general de la empresa.

Los informes se presentan de la siguiente manera: 

- Deudas por Clientes/Período

- Facturas pendientes por cliente-período

- Situación detallada por cliente

- Ventas por período y por período cliente.

- Ventas por artículo

- Recibos

Todos los datos que aparecen en los informes pueden ser exportados a una planilla Excel.

 

La implementación del software comprende la instalación del mismo, actividades de capacitación en el uso del mismo y acompañamiento operativa durante los primeros tres meses.

 

Las empresas podrán adquirir las licencias necesarias para la propia gestión de sus organizaciones. Es de destacar que el proyecto a ejecutarse prevé un cofinanciamiento de una sola licencia por empresa, estando a cargo de las empresas la totalidad de las siguientes licencias.

 

3. Asimismo y en forma opcional el software permite la incorporación de un proceso de codificación por código de barras tal que permita de una forma más rápida y segura la codificación de los artículos y control de los mismos a través de un lector de barras.

La propuesta incluirá la aplicación del lector al software, el lector del código de barra y la impresora.

 

4. Diseño e implementación de un sitio web, se procederá al desarrollo de una página web por empresa que contribuya como plataforma comercial a las actividades que desarrollan dichas organizaciones, en especial como base de presentación de la empresa, de productos, y los nuevos  lanzamientos.

La propuesta contemplará al menos diseño de base de datos, administración de imágenes y texto, 1 o 2 flash al inicio, quienes son, donde están, que hacen, contactos y productos, generación de pedidos entre los más destacados.

Esto contribuirá con las empresas en el pensamiento estratégico de quienes son, cuál es su negocio, cuál es su visión, sus propuestas, su imagen institucional; aspectos que no están definidos públicamente por parte de las empresas participantes y que es parte habitual en la gestión de las organizaciones en los tiempos actuales.